Voorkomen is beter dan...

In mijn werk kom ik regelmatig issues tegen die erg stressvol zijn voor de promovendus in het laatste stuk van hun PhD. Veel stress aan het eind wil - en kun - je voorkomen. Als je de laatste papers nog moet publiceren, tegelijkertijd zoekend naar een baan. Of al wordt ingewerkt in je nieuwe functie. Of een huis aan het kopen (en verhuizen) bent. Of je wereldreis voorbereidt.

Hieronder 5 tips, om de mij bekende en veel voorkomende stressfactoren te voorkomen. En weet; beter laat gestart dan nooit aan gedacht!

1. Noteer connecties

Houd nu al bij wie belangrijk is voor de ontwikkeling van ieder onderzoek.
Maak een notitielijst aan voor jezelf (bv. in de cloud). Heb je net iemand gesproken die invloed had op het verloop van het onderzoek? Dat weet je over 3 of 4 jaar niet meer. Noteer het in de lijst. Zo vergeet je straks niemand in het Dankwoord dat je in een erg drukke periode moet schrijven. Filteren kan later nog.

2. Wees consistent

Gebruik een eenduidig format.
Hoewel ieder journal om een eigen format vraagt, wordt de tekst straks als geheel in je proefschrift geplaatst. Maak daarom altijd een kopie van het definitieve artikel, dat je op een eigen manier vormgeeft. Hierin ben je consistent in je opmaak-keuzes. Noteer deze keuzes als een checklist die je iedere keer naloopt. Denk bijvoorbeeld aan:

• (Referentie-) lijsten, tabelcijfers & onderschriften – Kies. Gebruik je cijfers of letters in je opsommingslijsten? Met of zonder punt achter het cijfer? - Houd 1 format aan voor alle lijsten in je document: Wordt het Tabel X. of Tabel X (zonder punt)? Gebruik je voor de figuurverdeling in een caption; A) of A. of (a)? 
• Namen auteurs – Kies. Gebruik óf de uitgeschreven voornamen, óf alleen de voorletters. Pas toe in Referenties, auteurs op hoofdstukpagina’s, de Publicatielijsten, etc.
• Gekozen taal voor de afkortingen & spelling – Kies. Gebruik je ‘Organisations’ of ‘Organizations’?
• Headers – Kies. Gebruik je overal ‘Method of Methods’ ... ‘Background’ of ‘Abstract’?
• Tabellen – Wees helder en consistent. Het lijkt pietluttig maar dat is het niet. Gebruik dezelfde hiëarchische duiding in alle tabellen. En: Gebruik voor iedere ‘enter’-regel in de tabel een nieuwe celregel. Door ieder level in de hiërarchie van je tabel een eigen regel te geven, blijft de data leesbaar zoals jij het bedoeld hebt. Zo kan iedereen, inclusief een vormgever met minder inhoudelijke kennis, de tabel foutloos opmaken in het proefschrift.
   
• Lees deze blog van Suzanna van der Laan voordat je los gaat op de vormgeving in Word – De tekst in het proefschrift wordt straks opnieuw vormgegeven, op een ander paginaformaat, in een ander lettertype. Met de tips in dit blog bespaar je tijd en geld aan het eind van de rit.

Eenduidigheid is mooi (en dat wil je) en achteraf aanpassen is kostbaar. Voer jouw keuzes consistent door aan de hand van je eigen checklist, en voorkom zo veel tijdverlies en stress aan het eind van je traject.. 

3. Bewaar bronbestanden

Niet zelf gemaakt? Vraag de originele figuren op.
De figuren zoals ze in het Journal zijn gedrukt, zijn niet goed genoeg voor een mooie afdruk in jouw boek. Maar met de originele bestanden kun je ze op een later moment op de juiste manier exporteren. 

Mail meteen naar de eventuele maker(s) om het origineel van een figuur op te vragen dat je niet zelf hebt gemaakt. Drie of vier jaar na dato wordt het lastiger. Belangrijk om te weten:

• Vraag voor lijntekeningen en grafieken (scatterplots, staafdiagrammen, etc) om het bronbestand of een vector bestand.
• Ook van de 'eenvoudige' figuren die in Word, Powerpoint of Excel zijn gemaakt wil je het originele Microsoft-bestand bewaren.
• De afbeeldingen die zijn gebruikt of geïmporteert in een Word-bestand kunnen niet worden gebruikt voor drukwerk. Vraag dus van geimporteerde plaatjes, zoals foto's of iconen in een flowchart ook naar het originele bronbestand.
• Bewaar alles vanaf het begin in een helder georganiseerde mappenstructuur, zodat het vindbaar en duidelijk voor je blijft.

Wel zelfgemaakt?

Lees mijn blog over het verschil tussen pixel en vector voor info over het opslaan van je figuren. Sla altijd 2 versies op - 1 voor het journal en 1 (groter, scherper, beter) voor je proefschrift!

4. Begin vroeg

Denk na over een goede titel. Vraag hulp.
Lees mijn blog over het belang van een korte, krachtige titel. Kort samengevat komt het erop neer dat een krachtige, catchy titel goed werkt voor jou, je proefschrift én voor de vormgever. Zo’n titel is meestal niet heel eenvoudig te bedenken. Dus; zet hulplijnen in. Een goede titel bedenken kost tijd. En waarschijnlijk heb je nog wat extra tijd nodig om je professoren en andere leiding gevenden te overtuigen. Mijn advies is daarom:

• Begin ruim op tijd na te denken over je titel (in jaar 2 of 3 van je onderzoek)
• Vraag hulp aan (andere) creatieve familieleden, collega's of vrienden
• Houd meerdere brainstormsessies, schrijf alles op.
• Wees moedig. Heb vertrouwen en houd voet bij stuk als je eenmaal je toptitel hebt!

5. Wees op tijd

Klop mistens 3 maanden vóór je promotie aan bij je designer. Liefst eerder.

Het kan voelen alsof je zeeën van tijd hebt, maar dat valt toch tegen. Het proefschrift moet vaak (ruim) een maand van te voren bij de Pedel liggen. Het drukken neemt inclusief de printproef vaak meer dan 2 tot 3 weken in beslag en voor het ontwerp kun je ook minimaal 3 weken rekenen.

Wil je iets meer speelruimte, ga dan uit van 4 maanden.

Timing = everything

Al met al kun je dus zeggen dat je vooral op tijd moet beginnen met het structureel bijhouden van alles wat je nodig hebt in je proefschrift. En dat je ook op tijd moet beginnen met de creatievere onderdelen (titel/vormgeving) van het boek.

Neem bovenstaande tips mee in je promotie proces. Dan begin je een stuk georganiseerder en dus ook kalmer aan 'de laatste loodjes' van je PhD.

Isontwerp maakt kunst van meesterwerken

Ilse Schrauwers is grafisch ontwerper, illustrator, conceptdenker, natuurliefhebber, en bomenplanter. En sinds 2012 gespecialiseerd in het ontwerpen van proefschriften en (jubileum)boeken.